fbpx

Cum să comunici eficient cu un om ocupat – GHID PRACTIC

1 Apr, 2019

În ultimii ani a trebuit să interacționez mult cu oameni care au agende încărcate și foarte multe responsabilități: directori de companii, antreprenori, manageri sau profesioniști din varii domenii care călătoresc mult și au programul la minut.

Îmi aduc aminte cât de greu era să obțin de la ei răspunsuri, reacții sau măcar o clipă de atenție. 🙂

Nu pricepeam de ce e așa de greu să discut cu astfel de oameni.

Timpul a trecut și am devenit eu însumi un om o.o., adică om ocupat. Călătoresc, țin prezentări, petrec timp în discuții și întâlniri, iar pe fondul ăsta au început să mă caute și pe mine oameni din categorii sociale diverse: studenți, organizatori de evenimente, ziariști, reprezentanți de firme etc.

Când diverși necunoscuți mă abordează, telefonic sau în scris, observ la ei exact aceleași greșeli de comunicare pe care le făceam și eu cu vreo 10 ani în urmă.

Iată de ce, ca să nu reinventăm roata, am să las mai jos 5 sugestii practice care pot să ne facă viața mai ușoară atunci când comunicăm cu un o.o. (acum știți de unde vin inițialele, nu?)

Fiecare sugestie se leagă de câte o situație concretă. Iată-le:

 

SITUAȚIA 1. Vrei să-i pui lui o.o o întrebare sau să-i transmiți o informație simplă precum invitație, anunț etc.

  • Soluția proastă: să-l suni în miezul zilei la 11, 12, 15 sau când te lasă pe tine șeful în pauză de țigară și ai puțin chef de vorbă. Îl ții 10 minute la telefon pentru un schimb de informații care ocupă maximum 2 minute – direcția perfectă dacă vrei să-l calci pe nervi, nu și dacă îți propui să obții ceva de la el.
  • Soluție mai bună: dă-i un SMS și scrie-i acolo concentrat, în câteva cuvinte, ce vrei să afli de la el sau ce doreai să-i transmiți.

Dacă o.o. nu te cunoaște, SMS-ul devine o ocazie să prezinți în scris.

De exemplu, eu citesc n mesaje pe telefon care îmi vin de pe numere străine cu formulări de tipul: salut, Andrei, te sun în legătură cu chestia aia pe care am discutat-o noi ultima dată. Stau ca vițelul la poarta nouă, mă uit în monitor și nu pricep cine îmi scrie, de ce și cu ce scop. 🙂

  • Explicație la SMS: o.o petrece timp în conferințe, evenimente, paneluri, ședințe, întâlniri, mai ales la ore de vârf. Când nu se află în situațiile de mai sus, o.o. e fie e în avion, fie și-a luat o ședință de meditație ca să-și mai curețe creierul de atâta balast, deci nu va răspunde la telefon.

Concret, o.o. nu va ieși din sală sau nu-și va opri prezentarea ca să stea la povești cu tine mai ales dacă numărul tău NU apare în agenda lui de contacte.

Poate că pentru tine e mai ușor să stai la taclale cu telefonul la ureche decât să scrii un mesaj scurt și coerent, dar fă efortul ăsta dacă vrei să obții ceva de la o.o.

 

SITUAȚIA 2. Vrei să-i propui lui o.o o colaborare, un business. În fine, ai o „combinație” pentru el. 🙂

  • Soluția proastă: să-l chemi direct o întâlnire, eventual în oraș, în care promiți că-i explici tu pe larg care-i faza. Nu-i dai în prealabil nici măcar câteva idei de bază precum: despre ce proiect e vorba, ce rol urmează el să îndeplinească, ce beneficii va obține și care îi sunt obligațiile
  • Soluție mai bună: scrie-i un e-mail în care să-i expui structurat, logic și coerent care e business-ul și, eventual, să termini cu o întrebare clară la care să și poată să-ți răspundă repede și ușor. Dacă proiectul e de interes pentru el, fii sigur că o.o. însuși îți va cere o întâlnire pentru discuțiile următoare. Apropo, nu uita că întâlnirile pot fi și pe Skype. Nu-i musai ca o.o. să stea blocat în trafic și să caute locuri de parcare pentru tine.
  • Explicație la mail: o.o. e sătul până în gât de cârciumi, restaurante, birouri de firme și alte locuri în care face networking de-i iese pe ochi și pe urechi. El nu duce lipsă de povești și „prietenari” cu care să stea de vorbă la beri și cafele. Din fericire, singurătatea și plictisul nu sunt probleme pentru el astfel încât să ceară flămând o clipă de conectare cu tine.

Probabilitatea ca o.o. să vină blind la o întâlnire cu tine, mai ales dacă nu te cunoaște suficient, e foarte mică spre nulă.

Degeaba îi faci lui o.o. teasing că urmează să-i propui o chestie foarte „interesantă”  și „atractivă”  pentru el. Îl doare fix în c#r pentru că zilnic i se face capul calendar cu parteneriate „reciproc” avantajoase.

Dacă o.o. e o.o. pe bune, nu la vrăjeală, atunci el nu va țâșni la întâlnirea cu tine orbit de curiozitate pentru „marea ofertă” pe care i-o vei face. Explicația: îl doare fix în… am menționat mai sus unde.

Mai ia în calcul o chestie.

Persoanele de tip o.o. sunt asaltate, printre altele, de mulți MLM-iști care vor să le vândă tot felul de bazaconii pe motiv că sunt high profile, potente financiar și cu relații. Iată de ce orice formulare salesly sau businessy cu care vrei să-l agăți pe o.o. ar putea să declanșeze reacții adverse.

 

SITUAȚIA 3. I-ai scris, l-ai sunat, dar „nesimțitul” de o.o. tot nu-ți răspunde

  • Soluția proastă: să-l iei cu texte de tipul: „Doamne, ce greu răspunzi la telefon”, „dar mai citește-ți și tu mailurile alea” sau „pe unde umbli, mă, că abia dă omul de tine?”
  • Soluție mai bunăștiu că ești foarte ocupat și apreciez că… Te-aș ruga să … (solicitare formulată clar și simplu). Ia fix 2 minute și te ajut să faci asta cât mai ușor…
  • Explicație la tonul amabil și empatic: pe capului lui o.o. e presiune destulă într-o zi obișuită. Cohorte de indivizi agresivi, agasanți și obositori îl freacă mai mult decât ți-ai putea imagina. O.O. caută în mod constant soluții să elimine disperații din viața lui. Tot ce mai vrea o.o. de la viață e să-și complice existența cu un nou disperat care face crize că nu stă lumea în poziție de drepți la mailurile și telefoanele sale incoerente. Dacă știi că o.o. are timp cu țârâita, soluția NU e să-l calci pe nervi. Riști să-ți răspundă după inaugurarea autostrăzii Iași-Târgu Mureș.

O.O., dacă e politicos, va zâmbi amabil la reproșurile tale, dar iată câteva replici care-i vin în minte involuntar atunci când tu îl iei la rost:

  • Da‘ cine Dracu ești, mă?
  • Mă ții tu pe mine? Pui tu mâncarea în farfuria copilașilor mei, de trebuie să-ți dau socoteală?
  • …. și altele mai nasoale. 🙂

 

SITUAȚIA 4. Îi trimiți lui o.o. un document pe care el să-l citească

  • Soluția proastă: îi scrii în privat pe Facebook și-i atașezi materialul acolo
  • Soluție mai bună: îi dai un mail cu un subject și titlu de document ușor de identificat (searchable)
  • Explicație la transferul documentelor prin mail: Da, normal că o.o. stă și el pe Facebook. Ca tot omul, mai bagă și el o postare, mai dă un like, dar nu stă într-o rețea de socializare ca să caute cu jumătățile de oră materiale pe care tu nu știi să le arhivezi. Nu e treaba lui o.o. să scrolleze ca nebunul în arhivele conversațiilor după nu știu ce PDF pe care tu ai interesul ca el să-l citească.

Pe e-mail documentele sunt mai ușor de arhivat, căutat și recuperat. O.O. câștigă timp când îi trimiți materiale pe e-mail, citește și răspunde mai repede.

 

SITUAȚIA 5. Ești la un pas de victorie: l-ai convins pe o.o. să vă întâniți, iar el e chiar acum cu agenda deschisă și-ți propune 2-3 variante de zi și oră în care să vă vedeți

  • Soluția proastă:

Vineri la 14? Nu pot. Aștept curierul să-mi aducă o periuță de dinți

Marți la 16? Vai, mi-e chiar imposibil. O ajut pe mama să bată covoare.

Uuuf! Zilele de joi pica din start. Joi fac dragoste cu muștele și durează de dimineața până seara

  • Soluție mai bună: ești recunoscător că o.o. îți alocă timp cu sacrificii și costuri de oportunitate, deci te pliezi și nu mai comentezi atâta.  Ok! Dacă ai un motiv obiectiv și important să ceri o altă zi și oră, e normal s-o faci, dar fă-o cu măsură și nu întinde coarda. Alte ocazii să-l vezi pe o.o. nu mai prinzi.
  • Explicație: dacă tu te-ai dat cu curul de pâmânt să te vezi cu o.o. și știi că întâlnirea aia contează pentru tine e de prost gust ca tot tu s-o faci pe VIP-ul mai ales când motivele sunt puerile.

Îmi amintesc o situație haioasă de acum 2 ani.

Un tânăr tenace, student la o facultate din Cluj, m-a rugat să ne vedem pentru o sesiune de mentorat. S-a ținut de mine cam o lună și a așteptat cu răbare să ne întâlnim.

Treceam printr-o perioadă cumplit de grea, cu un program foarte încărcat din cauza căruia îmi neglijam inclusiv familia.

I-am propus să ne vedem pe Skype ca să fim eficienți și să câștigăm timp. Am scos chiar 2 propuneri concrete de zi și oră ca să aleagă una convenabilă pentru el.

  • La prima propunere junele mi-a spus că nu poate veni deoarece urmează să taie porcul la țară.
  • La a doua propunere a declarat că-i pare rău, dar are fotbal cu băieții.

Două întrebări, acum:

  1. Unde credeți că l-am băgat, mental, pe tânărul student? 🙂
  2. Credeți că am mai acceptat ulterior vreo discuție cu el?

 

În loc de încheiere

Am să închei cu un singur gând: să nu uităm că timpul a ajuns să fie o resursă mai valoroasă decât banii, iar atunci când îi cerem timp unui om, ocupat sau nu, trebuie să fim bine pregătiți în ceea ce-i comunicăm, verbal sau în scris:

  • Concizie și structură clară
  • Coerență
  • Mesaj atractiv
  • Timp bine ales

 

P.S.

În timp ce am scris textul m-am ales cu 5 apeluri nepreluate și niciun SMS.

3 din cele 5 numere de telefon sunt necunoscute.

Ce mă sfătuiți, concret, să fac acum? Să dau 5 apeluri ca să explorez cine m-a sunat și de ce?

Are rost? E eficient?

Sursă foto aici.

Alte articole de pe blog

 

2 Comments

  1. Mitruly Aniko

    Salut, Andrei:)

    Cu maxima bucurie si satisfactie am citit articolul… Bucurie pentru sfaturi si explicatii, satisfactie… legat de faptul ca IN SFARSIT am mai regasit undeva (aici, in articol) ideea de a scrie SMS scurt de prezentare (who, what….) in loc de a suna “necunoscut”. Pana acum m-am intalnit doar cu niste priviri total cetoase cand rugam persoanele care nu-mi figureaza in agenda sa-mi dea un scurt SMS de identificare in cazul in care nu raspund la telefon, pentru ca nu sun inapoi numere necunoscute…. De parca as fi venit de pe Marte (pardon, de pe Venus). Chiar si pe cartile mele de vizita este scris: SMS la nr …..
    In final, multumesc pentru validarea ideii + pt celelalte idei-solutii ingenioase. Cu apreciere, Anikó

    Reply
  2. Cristi

    Servus. Fain articol. Cred ca un pic de empatie ajuta in rice situatie, adica sa te pui in locul respectivei persoane si sa te gandesti cum ti-ar placea tie sa fi abordat. Si sa faci diferenta intre un contact de business si mama, tata, matusa pe care ii suni oricand ai chef sau ai ramas fara chiftele. E valabil si pentru o.o care, cand cauta un serviciu, ii trateaza pe prestatori de parca nu au nimic de facut si asteapta zi si noapte cu mana pe mouse apelul salvator de la un necunoscut care “vrea si el o casa” 🙂

    Reply

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bufonul de Serviciu - Andrei Țigănaș

Bufonul de Serviciu

You have Successfully Subscribed!